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Si Linkly AI encuentra al instante los documentos de tu ordenador es porque hace en segundo plano un trabajo silencioso: indexar. Esta página explica cada interruptor de la página Gestión del índice de la ventana principal y ofrece una ruta de diagnóstico para cuando el índice da problemas. Si acabas de instalar la aplicación y todavía no has añadido tus documentos, empieza por Inicio rápido.

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Cómo funciona la indexación

La indexación de Linkly AI es por capas: no es un todo o nada, sino que cada capa terminada añade una forma más de buscar.
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Primera capa: nombre de archivo (cuestión de segundos)

Nada más detectar un archivo, su ruta y su nombre entran en el índice. Esta capa es prácticamente instantánea, así que en cuanto añades una carpeta ya puedes buscar por nombre de archivo.
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Segunda capa: texto completo (palabras clave)

Se extrae el texto del documento y se escribe en el índice de texto completo local, que admite coincidencia por palabras clave. Con esta capa terminada, buscar «presupuesto» encuentra los documentos donde esa palabra aparece en el cuerpo del texto.
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Tercera capa: semántica (vectores)

Un modelo de embedding trocea el texto y lo convierte en vectores. Con esta capa terminada, buscar «cuánto gastamos el año pasado» también encuentra un informe financiero cuyo título no contiene ninguna de esas palabras.
Además de estas tres capas hay varias mejoras de extracción opcionales, encargadas de convertir en texto los archivos que no lo tienen, para después pasarlos por las tres capas anteriores:
  • Reconocimiento de texto (OCR): reconoce el texto de las imágenes y de los documentos escaneados
  • Transcripción de audio y Transcripción de vídeo: convierten en texto lo que se dice en los archivos de audio y de vídeo

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Abrir la página Gestión del índice

Cualquiera de estas vías lleva a la página Gestión del índice:
  • Haz clic en el icono de estado del índice en la parte inferior de la barra lateral izquierda de la ventana principal. En la tarjeta «Estado del índice» que aparece al pasar el ratón por encima, también puedes pulsar «Ver más»
  • En la sección «Mis activos de conocimiento» de la página «Inicio» de la ventana principal, haz clic en la tarjeta que muestra el estado del índice (por ejemplo, «Búsqueda lista» o «Procesando archivos»)
  • Haz clic derecho en el icono L de la bandeja del sistema y elige «Ver índice»
La página tiene cuatro pestañas:

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Cómo leer el «Estado»

En la parte superior de la pestaña «Índice» hay cuatro tarjetas:

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«Gestión»: capacidades de búsqueda y mejoras de extracción

El bloque «Gestión» se divide en dos grupos; cada fila muestra el estado de esa capacidad y es, a la vez, su interruptor: La marca de estado a la derecha de cada fila puede ser: Cuando el OCR o la transcripción están procesando un archivo, la fila muestra además su nombre y el progreso (páginas o duración).

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Búsqueda semántica

Qué hace: permite encontrar documentos usando lenguaje natural y descripciones aproximadas. Valor por defecto: activada Si la desactivas, la búsqueda solo usa palabras clave. Al volver a activarla, el índice semántico se completa solo, sin necesidad de reconstruir.

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Reconocimiento de texto (OCR)

Qué hace: reconoce con un modelo de OCR el texto de las imágenes, y además convierte los PDF escaneados en Markdown estructurado. Valor por defecto: activado Si lo desactivas, las imágenes y los documentos escaneados solo se encuentran por nombre de archivo y aparecen en la categoría «Necesita OCR» de la pestaña «No extraíble»; al volver a activarlo se procesan solos.

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Transcripción de audio y Transcripción de vídeo

Qué hacen: convierten en texto, con un modelo de reconocimiento de voz, lo que se dice en los archivos de audio y de vídeo, y ese texto pasa después al índice de texto completo y al semántico. Valor por defecto: las dos desactivadas ⚠️
Desactivado no significa sin indexar. Los archivos de audio y vídeo se registran igualmente en el índice: se encuentran por nombre de archivo, pero no por lo que se dice dentro.
Cuándo tocarlo: actívalas cuando tengas grabaciones de reuniones, pódcasts o vídeos de cursos que quieras poder buscar.

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«Política»: uso de recursos

Las tres opciones del bloque «Política» solo afectan a cómo se ejecuta la indexación, no a qué se indexa.

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1. Modo de rendimiento

Qué hace: controla cuántos recursos de cálculo puede consumir la indexación en segundo plano. Valor por defecto: Automático

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2. Ahorro de energía

Qué hace: en un portátil alimentado por batería, pausa las tareas pesadas que más consumen. Valor por defecto: desactivado
Para que surta efecto tienen que darse las dos condiciones a la vez: el interruptor activado y el equipo funcionando con batería.
Lo que se pausa con la batería:
  • OCR local, incluida la conversión de PDF escaneados a Markdown estructurado
  • Transcripción local de audio y vídeo
  • Índice semántico (generación de vectores)
  • Sincronización automática de las bibliotecas en la nube
  • Tareas de optimización de la base de datos
Lo que no se ve afectado y sigue funcionando: el índice de nombres de archivo y el índice de texto completo (palabras clave). Así que, incluso en ahorro de energía, los archivos nuevos se siguen encontrando. Cuándo tocarlo: si usas portátil, actívalo y olvídate de él. En un ordenador de sobremesa da igual activarlo o no.

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3. Suspender modelos cuando estén inactivos

Qué hace: libera la memoria de los modelos de IA locales cuando llevan un rato sin usarse, y los vuelve a cargar automáticamente cuando hacen falta. Valor por defecto: activado Los modelos locales (embedding semántico, OCR y reconocimiento de voz) se descargan de la memoria tras unos 300 segundos (5 minutos) de inactividad. Si lo desactivas, los modelos se quedan residentes en memoria y los tres juntos ocupan alrededor de 1 GB. Cuándo tocarlo: si vas justo de memoria (8 GB o menos), déjalo activado como viene.

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«Reglas»: qué archivos entran en el índice

En una carpeta suele haber más cosas de las que quieres que lea la IA: miles de capturas de pantalla, grabaciones de varios GB, archivos intermedios exportados. La pestaña «Reglas» sirve para dejarlos fuera del índice y tiene tres bloques.

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Tipos de archivo

Interruptores por tipo, en dos grupos: Por defecto están todos activados. Al desactivar un tipo, en aproximadamente un minuto esos archivos se quitan del índice y la búsqueda, la biblioteca y los agentes dejan de verlos; los archivos del disco no se modifican. Si más adelante lo vuelves a activar, esos archivos se analizan de nuevo y puede que haya que volver a reconocer su texto o transcribirlos.

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Reglas de exclusión

Excluye parte de los archivos o subcarpetas con comodines, igual que en un .gitignore: Las reglas tienen dos niveles: la fila «Todas las carpetas» se aplica a todas las carpetas, y cada carpeta puede tener además sus propias reglas. Mientras editas, debajo aparecen en tiempo real los archivos que excluye cada regla, y si una regla está mal escrita se muestra un aviso. La vía más cómoda está en la biblioteca: haz clic derecho en un archivo o una carpeta y elige «Añadir regla de exclusión…» para generar una regla para él. En el árbol de carpetas de la izquierda de la biblioteca, las carpetas que tienen sus propias reglas de exclusión muestran un icono de embudo al final de la fila; haz clic derecho y elige «Editar reglas de exclusión…» para modificarlas.
Las reglas de exclusión solo contienen rutas relativas dentro de la carpeta. Si no quieres indexar una carpeta entera, quítala directamente en «Gestionar orígenes» de la biblioteca.

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Reglas integradas

Estas reglas se aplican siempre y no se pueden desactivar:
  • Archivos y carpetas ocultos (nombres que empiezan por ., como .git u .obsidian)
  • Carpetas creadas por el sistema y las aplicaciones de sincronización
  • Los datos de la propia aplicación Linkly AI
  • Archivos temporales (los archivos ~$ que crea Office mientras un documento está abierto, y Thumbs.db)
  • Los archivos ignorados por .gitignore en un repositorio Git, y lo que indiquen los archivos .ignore de tus carpetas
  • Formatos no admitidos (archivos comprimidos, instaladores, archivos de código, etc.)
Las notas, recortes y lienzos del Espacio de Linkly AI siempre se indexan: no dependen de los interruptores de tipo ni de las reglas de exclusión.

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La pestaña «No extraíble»

Aquí aparecen los archivos que se encuentran por nombre, pero cuyo texto no ha llegado al índice. Con estos archivos no funciona la búsqueda de texto completo ni la semántica, y los agentes tampoco pueden leer su texto. A la izquierda se agrupan por motivo, con el número de archivos de cada categoría; a la derecha está la lista de archivos de la categoría seleccionada. En la mayoría de las categorías puedes pulsar «Reintentar todo» o reintentar archivo por archivo, para volver a extraerlos y actualizar el índice. Los archivos de la categoría «Ilegible» también se reintentan solos cuando cambia su contenido. Hay tres categorías sin reintento: «Sin texto» (tras la extracción resultó que el archivo no tiene texto extraíble), «Necesita OCR» y «Transcripción desactivada». Estas dos últimas se procesan solas al activar el interruptor correspondiente.

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La pestaña «Avanzado»

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Aceleración por hardware

Qué hace: ejecuta los modelos locales en la GPU. Si la desactivas, todo usa la CPU: más lento, pero más estable. Valor por defecto: activada
  • Windows / Linux: el modelo de embedding del índice semántico usa la GPU cuando hay una gráfica dedicada; en Windows con gráfica dedicada, el modelo de diseño del OCR de documentos escaneados también usa la GPU
  • Mac con chip de Apple: solo controla si el modelo de diseño del OCR de documentos escaneados usa la GPU de Apple
  • En Windows / Linux, si el índice semántico pasa a usar el modelo en la nube, el OCR tampoco puede aprovechar la GPU: el interruptor no tiene efecto y aparece como no disponible
  • En los Mac con procesador Intel este interruptor no existe
Qué tareas usan la GPU y si participa la gráfica integrada se explica en las Preguntas frecuentes, en «¿Los modelos de embedding y de OCR usan la gráfica integrada o la dedicada?».

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Datos del índice

  • Ubicación: la carpeta donde están los datos del índice; el botón de la derecha la abre en el Finder / el Explorador
  • Espacio ocupado: el espacio en disco que suman el índice de texto completo, los vectores y las cachés

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Optimización del almacenamiento del índice

Al pulsar «Optimizar» se compacta el índice vectorial, se recupera el espacio que ocupaban los documentos eliminados y se limpian las cachés de extracción que dejaron versiones anteriores. No afecta a los resultados de búsqueda, reduce de forma notable el espacio en disco y hace que la búsqueda sea más rápida. Salir de la aplicación a mitad de proceso es seguro: no daña los datos, y tras el siguiente arranque puedes continuar con la optimización.
Si el índice ya está en el estado óptimo, pulsar el botón no hace nada: solo aparece el aviso «Tu índice ya está optimizado», y tampoco se puede forzar la ejecución manualmente.

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Reconstruir el índice por completo

Es una operación peligrosa: el botón «Reconstruir…» es rojo y, tras pulsarlo, hay que confirmar otra vez. Lo que hace:
  • Elimina: los datos de índice existentes y el contenido ya procesado de los documentos (incluidos los resultados de OCR y de transcripción de audio y vídeo); no se puede deshacer
  • No elimina: tus archivos originales
Después, Linkly AI vuelve a procesar todos los documentos desde los archivos originales, así que el OCR y la transcripción se repiten desde cero. Con muchos documentos puede tardar de minutos a horas. La reconstrucción se ejecuta en segundo plano y, mientras tanto, los resultados de búsqueda pueden estar temporalmente vacíos o incompletos (no es un error).
En estos tres casos la operación se rechaza y se muestra un aviso:
  • La indexación está en pausa (primero hay que pulsar «Reanudar indexación»)
  • Hay un escaneo o un procesamiento en curso
  • Ya hay una reconstrucción en marcha

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Estados posibles

La primera tarjeta del bloque «Estado», el icono del índice al final de la barra lateral y la parte inferior de la columna izquierda de «Biblioteca» muestran el mismo conjunto de estados: Vigilando es el estado final al que quieres llegar.

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Cómo se pausa la indexación

Se puede pausar desde dos sitios:
  • Página Gestión del índice: el botón «Pausar» de la primera tarjeta del bloque «Estado». Una vez en pausa, el botón pasa a ser «Reanudar indexación»; púlsalo para continuar
  • Menú de la bandeja del sistema: haz clic derecho en el icono L de la bandeja y encontrarás ⏸︎ Pausar indexación / ▶︎ Iniciar indexación (con el clic izquierdo se abre la ventana principal, no el menú)
Mientras está en pausa no se procesan archivos, pero el índice ya creado se puede seguir usando para buscar.

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Preguntas frecuentes

Porque la transcripción de audio y la de vídeo vienen desactivadas por defecto. Con ellas apagadas, los archivos multimedia se siguen registrando en el índice (de ahí que los encuentres por nombre), pero lo que se dice dentro no se transcribe.En el bloque «Gestión» de la página Gestión del índice, activa «Transcripción de audio» y «Transcripción de vídeo»: la aplicación descargará los 161 MB del modelo de reconocimiento de voz y después completará sola todos los archivos pendientes, sin necesidad de volver a escanear ni de reconstruir el índice.Excepción: si junto al archivo multimedia hay un subtítulo .srt o .vtt con el mismo nombre, o si ya se transcribió antes y la caché sigue ahí, el contenido se encuentra aunque el interruptor esté apagado.
Comprueba primero, en el bloque «Gestión» de la página Gestión del índice, si el interruptor «Reconocimiento de texto (OCR)» está apagado. Ese interruptor controla a la vez la extracción de texto de las imágenes y de los PDF escaneados: si lo apagas, los PDF escaneados también pasan a tener solo nombre de archivo y ningún contenido.Si el interruptor está encendido, mira el estado de esa fila: si pone «Procesando» con un «quedan N», todavía está en cola o reconociendo texto, así que basta con esperar a que termine.
Significa que la indexación está en pausa. Para reanudarla, pulsa «Reanudar indexación» en la primera tarjeta del bloque «Estado», o haz clic derecho en el icono de la bandeja y pulsa ▶︎ Iniciar indexación en el menú.Si no es eso, comprueba en «Biblioteca», en la ventana principal, que hayas añadido tus propias carpetas.
Revisa en este orden:
  1. ¿La fila «Búsqueda semántica» del bloque «Gestión» de la página Gestión del índice muestra «Desactivado»? Entonces actívala y listo (se pondrá al día sola, sin reconstruir nada).
  2. ¿Muestra «Procesando»? Todavía está generando vectores; espera a que termine.
  3. Si no es ninguna de las dos, ve a Ajustes → Modelos de IA → Modelo de embedding y mira si el modelo sigue descargándose o si la descarga ha fallado. En este caso la interfaz de búsqueda no avisa de nada: la búsqueda degrada en silencio a palabras clave puras. Si ha fallado, pulsa Reintentar en la tarjeta.
Pulsa «Pausar» en la primera tarjeta del bloque «Estado» de la página Gestión del índice, o haz clic derecho en el icono L de la bandeja → ⏸︎ Pausar indexación. Se reanuda en el mismo sitio: el botón pasa a ser «Reanudar indexación» y la entrada del menú de la bandeja, ▶︎ Iniciar indexación.Mientras está en pausa no se puede ejecutar Reconstruir el índice por completo: hay que reanudarla antes.
Ve a Gestión del índice → Avanzado → Mantenimiento y, en la fila «Optimización del almacenamiento del índice», pulsa «Optimizar». Compacta el índice vectorial y recupera el espacio que ocupaban los documentos eliminados, sin afectar a los resultados de búsqueda.Si aparece «Tu índice ya está optimizado», no hay margen de optimización y tampoco se puede forzar una nueva pasada.
No corras. Reconstruir es el último recurso y durante el proceso los resultados de búsqueda pueden estar temporalmente vacíos o incompletos. Prueba en este orden:
  1. Comprueba que el interruptor correspondiente no esté apagado (OCR, búsqueda semántica, transcripción de audio, transcripción de vídeo)
  2. Comprueba que la indexación no esté en pausa
  3. Comprueba que el estado haya llegado a Vigilando y no siga en Procesando
  4. Mira si el archivo está en la pestaña «No extraíble» y, si se puede reintentar, reinténtalo primero
Solo cuando hayas descartado todo lo anterior, plantéate Gestión del índice → Avanzado → Mantenimiento → Reconstruir el índice por completo. La reconstrucción no borra tus archivos originales, pero sí el texto ya extraído (incluidos los resultados de OCR y de transcripción), así que todos los documentos se vuelven a procesar; con muchos documentos puede tardar horas.
No. El modo de rendimiento solo controla cuántos hilos usa la indexación y con qué frecuencia cede el paso, no si debe ejecutarse o no. Elegir Equilibrado únicamente hace que vaya más despacio y moleste menos.Para detenerla de verdad, usa «Pausar» en la primera tarjeta del bloque «Estado» o Pausar indexación en el menú de la bandeja.Además, el modo Automático se fija en si el teclado y el ratón están inactivos (más de 120 segundos cuenta como inactivo); si además está activado el ahorro de energía y el equipo funciona con batería, se mantiene en equilibrado aunque esté inactivo. En un escritorio Linux con Wayland puro la señal de inactividad no está disponible, así que Automático equivale siempre a Equilibrado.
Es lo normal. El ahorro de energía solo surte efecto si se cumplen las dos condiciones: el interruptor activado y el equipo funcionando con batería. Con el cargador enchufado, o en un sobremesa sin batería, no hace absolutamente nada.Justamente por eso puedes dejarlo activado todo el año, sin tener que encenderlo antes de salir de casa y apagarlo al volver.
De menor a mayor impacto:
  1. Cambia el modo de rendimiento a Equilibrado (surte efecto de inmediato: las tareas en curso vuelven a repartirse según el nuevo presupuesto)
  2. Desactiva temporalmente Transcripción de audio y Transcripción de vídeo: la transcripción multimedia es la tarea más pesada
  3. Si sigue yendo lento, pulsa «Pausar» para pausar la indexación y reanúdala cuando el equipo esté libre

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Lecturas adicionales