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Si Linkly AI retrouve un document de votre disque en une fraction de seconde, c’est grâce à un travail de fond permanent : l’indexation. Cette page passe en revue chaque réglage de la page Gestion de l’index de la fenêtre principale et donne la marche à suivre lorsque l’index ne se comporte pas comme prévu. Si vous venez d’installer l’application et n’avez pas encore ajouté vos propres documents, commencez par le Démarrage rapide.

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Comment fonctionne l’indexation

L’index de Linkly AI est construit par couches. Il ne s’agit pas d’attendre la fin du traitement pour pouvoir chercher : chaque couche terminée débloque une capacité de recherche supplémentaire.
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Couche 1 : les noms de fichiers (quelques secondes)

Dès qu’un fichier est repéré, son chemin et son nom entrent dans l’index. Cette couche est quasi instantanée : juste après avoir ajouté un dossier, vous pouvez déjà retrouver son contenu par nom de fichier.
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Couche 2 : le texte intégral (mots-clés)

Le corps du document est extrait puis écrit dans l’index plein texte local, ce qui autorise la correspondance par mots-clés. Une fois cette couche terminée, chercher « tableau budgétaire » remonte les documents où ces mots apparaissent dans le texte.
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Couche 3 : le sémantique (vecteurs)

Un modèle d’embedding découpe le texte en blocs et les convertit en vecteurs. Une fois cette couche terminée, chercher « combien ai-je dépensé l’an dernier » remonte le rapport financier, même si ces mots ne figurent nulle part dans son titre.
À ces trois couches s’ajoutent plusieurs améliorations de l’extraction optionnelles, chargées de transformer en texte des fichiers qui n’en contiennent pas, avant de les faire passer par les trois couches ci-dessus :
  • Reconnaissance de texte (OCR) : lit le texte contenu dans les images et les documents numérisés
  • Transcription audio et Transcription vidéo : transcrivent les paroles présentes dans les fichiers audio et vidéo

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Ouvrir la page Gestion de l’index

Plusieurs chemins mènent à la page Gestion de l’index :
  • cliquez sur l’icône d’état de l’index en bas de la barre latérale gauche de la fenêtre principale. Au survol, la carte État de l’index qui s’affiche propose aussi Voir plus, qui mène au même endroit
  • dans la section Mes actifs de connaissance de l’Accueil de la fenêtre principale, cliquez sur la carte qui affiche l’état de l’index (par exemple Recherche prête ou Traitement en cours)
  • faites un clic droit sur l’icône L de la barre d’état système et choisissez Voir l’index
La page comporte quatre onglets :

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Lire l’état

En haut de l’onglet Index, quatre cartes :

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Gestion : capacités de recherche et améliorations de l’extraction

Le bloc Gestion comporte deux groupes ; chaque ligne affiche l’état de la capacité et sert aussi d’interrupteur : L’indicateur d’état à droite de chaque ligne peut prendre ces valeurs : Quand l’OCR ou la transcription traite un fichier, la ligne affiche aussi son nom et la progression (en pages ou en durée).

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Recherche sémantique

Ce qu’elle fait : une fois activée, permet de retrouver un document en le décrivant en langage naturel. Valeur par défaut : activée Désactivée, la recherche ne s’appuie plus que sur les mots-clés. La réactiver complète automatiquement l’index sémantique, sans reconstruction.

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Reconnaissance de texte (OCR)

Ce qu’elle fait : lit le texte des images à l’aide du modèle OCR, et convertit les PDF numérisés en Markdown structuré. Valeur par défaut : activée Désactivée, les images et les documents numérisés ne sont plus trouvables que par leur nom ; ils apparaissent dans la catégorie OCR requis de l’onglet Non extractible. La réactiver les traite automatiquement.

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Transcription audio et Transcription vidéo

Ce qu’elles font : le modèle de reconnaissance vocale transcrit les paroles contenues dans les fichiers audio et vidéo, puis le texte obtenu alimente l’index plein texte et l’index sémantique. Valeur par défaut : les deux sont désactivées ⚠️
Désactivé ne veut pas dire non indexé. Les fichiers média sont enregistrés dans l’index comme les autres : ils restent trouvables par leur nom, mais pas par ce qui s’y dit.
Quand y toucher : dès que vous avez des enregistrements de réunion, des podcasts ou des vidéos de cours à interroger.

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Règles : la consommation de ressources

Les trois réglages du bloc Règles n’influent que sur la manière dont l’indexation tourne, pas sur ce qui est indexé.

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1. Mode de performance

Ce qu’il fait : détermine la part de ressources de calcul que l’indexation de fond peut consommer. Valeur par défaut : Auto

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2. Économie d’énergie

Ce qu’il fait : suspend les tâches lourdes lorsqu’un portable fonctionne sur batterie. Valeur par défaut : désactivé
Deux conditions doivent être réunies simultanément pour que le réglage agisse : l’interrupteur est activé et l’ordinateur est alimenté par la batterie.
Ce qui est suspendu sur batterie :
  • l’OCR local, y compris la conversion des PDF numérisés en Markdown structuré
  • la transcription audio et vidéo locale
  • l’indexation sémantique (génération des vecteurs)
  • la synchronisation automatique des bibliothèques cloud
  • les opérations de compactage de la base de données
Ce qui continue normalement : l’index des noms de fichiers et l’index plein texte (mots-clés). Même en économie d’énergie, un nouveau fichier reste donc trouvable. Quand y toucher : sur un portable, activez-le une fois pour toutes et oubliez-le. Sur une tour, le réglage ne change rien.

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3. Mettre les modèles en veille quand inactifs

Ce qu’il fait : libère la mémoire occupée par les modèles IA locaux après une période d’inactivité, puis les recharge automatiquement en cas de besoin. Valeur par défaut : activé Les modèles locaux (embedding sémantique, OCR, reconnaissance vocale) sont déchargés après environ 300 secondes (5 minutes) d’inactivité. Désactivé, les modèles restent résidents en mémoire : environ 1 Go au total pour les trois. Quand y toucher : si votre mémoire est limitée (8 Go ou moins), gardez le réglage par défaut, c’est-à-dire activé.

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Choisir les fichiers indexés (onglet Règles)

Un dossier contient souvent bien plus que ce que vous voulez faire lire à l’IA : des milliers de captures d’écran, des enregistrements d’écran de plusieurs Go, des fichiers intermédiaires exportés. L’onglet Règles sert à les tenir à l’écart de l’index. Il comporte trois blocs.
À ne pas confondre avec le bloc Règles de l’onglet Index, qui règle la consommation de ressources.

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Types de fichiers

Un interrupteur par type, répartis en deux groupes : Tous sont activés par défaut. Quand vous désactivez un type, ses fichiers sont retirés de l’index en une minute environ : la recherche, la bibliothèque et les agents ne les voient plus ; les fichiers sur le disque ne sont pas modifiés. Si vous le réactivez plus tard, ces fichiers sont analysés de nouveau, et il faudra peut-être refaire la reconnaissance de texte ou la transcription.

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Règles d’exclusion

Excluez une partie des fichiers ou des sous-dossiers avec des caractères génériques, dans la même syntaxe qu’un .gitignore : Les règles s’appliquent à deux niveaux : celles de « Tous les dossiers » valent pour chaque dossier, et chaque dossier peut aussi avoir ses propres règles. Pendant la modification, la liste en dessous indique en direct les fichiers que la règle va exclure, et un message vous prévient si elle est mal écrite. Le plus pratique est de passer par la bibliothèque : faites un clic droit sur un fichier ou un dossier et choisissez « Ajouter une règle d’exclusion… » pour créer une règle à son intention. Dans l’arborescence à gauche de la bibliothèque, les dossiers qui ont leurs propres règles d’exclusion affichent une icône d’entonnoir en fin de ligne ; un clic droit puis « Modifier les règles d’exclusion… » permet de les changer.
Une règle d’exclusion ne contient que des chemins relatifs à l’intérieur du dossier. Pour ne pas indexer un dossier entier, retirez-le directement dans « Gérer les sources » de la bibliothèque.

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Règles intégrées

Elles s’appliquent toujours et ne peuvent pas être désactivées :
  • les fichiers et dossiers masqués (dont le nom commence par ., comme .git ou .obsidian)
  • les dossiers créés par le système et les applications de synchronisation
  • les données de Linkly AI elle-même
  • les fichiers temporaires (les fichiers ~$ créés par Office pendant qu’un document est ouvert, Thumbs.db)
  • les fichiers ignorés par .gitignore dans un dépôt Git, ainsi que ce que listent les fichiers .ignore placés dans vos dossiers
  • les formats non pris en charge (archives, installateurs, fichiers de code, etc.)
Les notes, clips et canevas de l’Espace Linkly AI sont toujours indexés : les interrupteurs de type et les règles d’exclusion ne les concernent pas.

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L’onglet Non extractible

Il liste les fichiers trouvables par leur nom, mais dont le contenu n’a pas pu entrer dans l’index. Ces fichiers échappent à la recherche plein texte et sémantique, et les agents ne peuvent pas lire leur texte. À gauche, les fichiers sont classés par raison, avec le nombre de fichiers de chaque catégorie ; à droite s’affiche la liste des fichiers de la catégorie sélectionnée. La plupart des catégories proposent Tout réessayer, et chaque fichier peut aussi être réessayé individuellement, pour réextraire son contenu et mettre à jour l’index. Les fichiers de la catégorie Illisible sont en outre réessayés automatiquement quand leur contenu change. Trois catégories ne proposent pas de nouvel essai : Aucun texte (l’extraction n’a trouvé aucun texte exploitable dans le fichier), ainsi que OCR requis et Transcription désactivée. Ces deux dernières sont traitées automatiquement dès que l’interrupteur correspondant est activé.

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L’onglet Avancé

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Accélération matérielle

Ce qu’elle fait : exécute les modèles locaux sur le GPU. Désactivée, tout passe par le CPU — plus lent mais plus stable. Valeur par défaut : activée
  • Windows / Linux : le modèle d’embedding de l’indexation sémantique utilise le GPU en présence d’une carte graphique dédiée ; sous Windows avec une carte graphique dédiée, le modèle de mise en page de l’OCR des documents numérisés utilise aussi le GPU
  • Mac à puce Apple : le réglage ne concerne que le modèle de mise en page de l’OCR des documents numérisés, qui utilise alors le GPU Apple
  • Sous Windows / Linux, si l’indexation sémantique est passée sur un modèle cloud, l’OCR ne peut pas non plus profiter du GPU : le réglage est alors sans effet et s’affiche comme indisponible
  • Les Mac à processeur Intel n’ont pas ce réglage
Pour savoir quelles tâches utilisent le GPU et si le GPU intégré y participe, voir dans les questions fréquentes la question « Les modèles d’embedding et d’OCR utilisent-ils le GPU intégré ou le GPU dédié ? ».

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Données de l’index

  • Emplacement : le dossier qui contient les données de l’index ; le bouton à droite l’ouvre dans le Finder / l’Explorateur
  • Espace utilisé : l’espace disque occupé au total par l’index plein texte, les vecteurs et les caches

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Optimisation du stockage de l’index

Cliquez sur Optimiser pour compacter l’index vectoriel, récupérer l’espace occupé par les documents supprimés et nettoyer le cache d’extraction laissé par les anciennes versions. Les résultats de recherche ne changent pas, l’espace disque diminue nettement et la recherche devient plus rapide. Quitter l’application en cours de route est sans danger : rien n’est endommagé, et l’optimisation peut être reprise au démarrage suivant.
Lorsque l’index est déjà au format optimal, le bouton ne fait rien : il affiche simplement Votre index est déjà optimisé. Il est également impossible de forcer une nouvelle passe.

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Reconstruire entièrement l’index

C’est une opération à risque : le bouton Reconstruire… est rouge, et un clic demande encore une confirmation. Elle va :
  • supprimer : les données d’index existantes et le contenu déjà traité (y compris les résultats d’OCR et de transcription) — c’est irréversible
  • conserver : vos fichiers d’origine
Linkly AI retraite ensuite tous les documents à partir des fichiers d’origine : l’OCR et la transcription sont entièrement refaites. Avec beaucoup de documents, cela peut prendre de quelques minutes à plusieurs heures. La reconstruction s’exécute en arrière-plan ; pendant ce temps, les résultats de recherche sont temporairement vides ou incomplets (ce n’est pas une erreur).
Dans les trois situations suivantes, l’action est refusée et un message vous l’indique :
  • l’indexation est suspendue (il faut d’abord cliquer sur Reprendre l’indexation)
  • une analyse ou un traitement est en cours
  • une reconstruction est déjà en cours

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Les statuts possibles

La première carte du bloc d’état, l’icône d’index en bas de la barre latérale et le bas de la colonne de gauche de la Bibliothèque affichent tous les mêmes statuts : Surveillance est l’état que vous voulez voir en fin de course.

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Comment suspendre l’indexation

Deux endroits permettent de la suspendre :
  • la page Gestion de l’index : le bouton Suspendre de la première carte du bloc d’état. Une fois l’indexation suspendue, il devient Reprendre l’indexation : un clic la relance
  • le menu de la barre d’état système : faites un clic droit sur l’icône L de la barre d’état ; le menu contient ⏸︎ Suspendre l’indexation / ▶︎ Démarrer l’indexation (un clic gauche ouvre la fenêtre principale, pas le menu)
Pendant la suspension, aucun fichier n’est traité, mais l’index déjà construit reste interrogeable normalement.

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Questions fréquentes

Parce que la transcription audio et la transcription vidéo sont désactivées par défaut. Les fichiers média sont bien enregistrés dans l’index (d’où la recherche par nom), mais ce qui s’y dit n’a jamais été transcrit.Dans le bloc Gestion de la page Gestion de l’index, activez Transcription audio et Transcription vidéo : l’application télécharge 161 Mo de modèle de reconnaissance vocale, puis rattrape automatiquement tout le stock existant — sans nouvelle analyse ni reconstruction de l’index.Une exception : si un sous-titre .srt / .vtt du même nom se trouve à côté du fichier média, ou si une transcription antérieure est encore en cache, le contenu reste trouvable même interrupteurs coupés.
Vérifiez d’abord, dans le bloc Gestion de la page Gestion de l’index, si l’interrupteur Reconnaissance de texte (OCR) n’est pas désactivé. Cet interrupteur commande à la fois l’extraction de texte des images et celle des PDF numérisés : une fois coupé, un PDF numérisé se réduit lui aussi à un nom de fichier sans contenu.S’il est bien activé, regardez l’état de cette ligne : En cours suivi de « reste N » signifie que des fichiers sont encore en file d’attente ou en cours de reconnaissance, il suffit d’attendre la fin du traitement.
C’est que l’indexation a été suspendue. Pour la relancer, cliquez sur Reprendre l’indexation dans la première carte du bloc d’état, ou faites un clic droit sur l’icône de la barre d’état et choisissez ▶︎ Démarrer l’indexation dans le menu.Si l’indexation n’est pas suspendue, vérifiez dans la « Bibliothèque » de la fenêtre principale que vous avez bien ajouté vos propres répertoires.
Procédez dans cet ordre :
  1. Dans le bloc Gestion de la page Gestion de l’index, la ligne Recherche sémantique affiche-t-elle Désactivé ? Si oui, réactivez-la (le rattrapage est automatique, aucune reconstruction n’est nécessaire).
  2. Affiche-t-elle En cours ? Les vecteurs sont encore en construction, laissez le traitement se terminer.
  3. Ni l’un ni l’autre ? Allez dans Paramètres → Modèles IA → Modèle d’embedding pour voir si le modèle est encore en téléchargement ou si celui-ci a échoué — rien n’en est signalé dans l’interface de recherche, qui se rabat silencieusement sur les seuls mots-clés. En cas d’échec, cliquez sur Réessayer dans la carte.
Cliquez sur Suspendre dans la première carte du bloc d’état de la page Gestion de l’index ; ou faites un clic droit sur l’icône L de la barre d’état → ⏸︎ Suspendre l’indexation. La reprise se fait au même endroit : le bouton devient Reprendre l’indexation, et l’entrée de menu ▶︎ Démarrer l’indexation.Tant que l’indexation est suspendue, Reconstruire entièrement l’index est impossible : il faut d’abord la relancer.
Allez dans Gestion de l’index → Avancé → Maintenance et cliquez sur Optimiser sur la ligne Optimisation du stockage de l’index. L’index vectoriel est compacté et l’espace des documents supprimés récupéré, sans que les résultats de recherche changent.Si le message Votre index est déjà optimisé s’affiche, il n’y a plus rien à gagner, et l’opération ne peut pas être forcée.
Pas si vite. La reconstruction est le dernier recours, et les résultats de recherche sont temporairement vides ou incomplets pendant toute sa durée. Essayez d’abord, dans cet ordre :
  1. Vérifiez que l’interrupteur concerné n’est pas coupé (OCR / recherche sémantique / transcription audio / transcription vidéo)
  2. Vérifiez que l’indexation n’est pas suspendue
  3. Vérifiez que le statut est bien passé à Surveillance, et non toujours à Traitement
  4. Regardez si le fichier figure dans l’onglet Non extractible ; si un nouvel essai est possible, lancez-le d’abord
Ce n’est qu’une fois ces points écartés qu’il faut envisager Gestion de l’index → Avancé → Maintenance → Reconstruire entièrement l’index. La reconstruction ne supprime pas vos fichiers d’origine, mais elle supprime le texte déjà extrait (y compris les résultats d’OCR et de transcription) : tous les documents doivent être retraités, ce qui peut prendre plusieurs heures avec beaucoup de documents.
Non. Le mode de performance détermine seulement le nombre de threads utilisés et la fréquence à laquelle l’indexation cède la place ; il ne détermine pas si elle doit tourner ou non. Choisir Équilibré la rend simplement plus lente et plus discrète.Pour l’arrêter réellement, utilisez Suspendre dans la première carte du bloc d’état, ou Suspendre l’indexation dans le menu de la barre d’état.À noter également : le mode Auto se fonde sur l’inactivité du clavier et de la souris (au-delà de 120 secondes) ; si l’économie d’énergie est activée et que l’ordinateur est sur batterie, il reste en Équilibré même en cas d’inactivité. Sur un bureau Linux en Wayland pur, le signal d’inactivité est inaccessible : Auto y équivaut donc en permanence à Équilibré.
C’est normal. L’économie d’énergie ne s’applique que si l’interrupteur est activé et que l’ordinateur est alimenté par la batterie. Branché sur secteur, ou sur une tour dépourvue de batterie, elle n’a strictement aucun effet.C’est précisément pour cela qu’elle peut rester activée en permanence : inutile de l’activer avant de partir et de la désactiver en rentrant.
Par ordre d’impact croissant :
  1. Passez le mode de performance sur Équilibré (effet immédiat : les tâches en cours se réapprovisionnent selon le nouveau budget)
  2. Désactivez temporairement Transcription audio et Transcription vidéo — la transcription média est la tâche la plus lourde
  3. Si cela ne suffit pas, cliquez sur Suspendre pour suspendre l’indexation, et reprenez à un moment plus calme

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Pour aller plus loin